1. Rekisterinpitäjä

Profiilikeskus Oy
Y-tunnus: 0895373-8
Teppolantie 4, 90440 Kempele
puh. +358 (0)8 5634 700

Profiilikeskus toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita asiakkaanamme annat meille ostaaksesi ja käyttääksesi tuotteitamme ja palvelujamme. Rekisterinpitäjänä Profiilikeskus on vastuussa kaikista näistä Profiilikeskukselle antamistasi henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Profiilikeskukselle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Profiilikeskus kerää henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä tarjotakseen sinulle ensiluokkaisia tuotteita ja palveluita. Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa.

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa

Ulla Linna, sähköposti: etunimi.sukunimi@profiilikeskus.fi

3. Rekisterin nimi

Profiilikeskus Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Profiilikeskus käsittelee asiakkaiden henkilötietoja pääsääntöisesti palvelujen ja tuotteiden tarjoamisen ja palveluiden toteuttamisen sekä asiakassuhteen hoitamisen tarkoituksiin. Tämän lisäksi Profiilikeskus voi käsitellä henkilötietoja asiakaskyselyjen, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseen sekä suoramarkkinointitarkoituksiin lainsäädännön sallimissa rajoissa, ellei rekisteröity ole kieltänyt henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on joko Profiilikeskuksen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen noudattaminen, Profiilikeskuksen oikeutettu etu tai rekisteröidyn Profiilikeskukselle antama suostumus. Henkilötietojen käsitteleminen on tarpeen, jotta Profiilikeskus voi panna täytäntöön sopimuksen, jonka on kanssasi solminut. Profiilikeskuksen oikeutettuun etuun perustuvasta käsittelystä on kyse esimerkiksi silloin, kun Profiilikeskus käsittelee tietojasi esimerkiksi hallinnollisten syiden vuoksi sekä estääkseen ja selvittääkseen väärinkäytöksiä.

Rekisteröidyn yksilöintitietojen käsittely on tarpeellista henkilökohtaisen osto-oikeuden sekä rekisteröidyn henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

  • etunimi ja sukunimi
  • lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (rekisteriin ei kerätä mahdollisesti salattua osoite- tai muuta yhteystietoa, tiedonantaja vastaa tiedon
    vaatimuksenmukaisuudesta)
  • sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • syntymäaika ja henkilöturvatunnus tilinavausta varten

Asiakkuuden johdosta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

  • tehdyt ostot ostopaikka-, loppusumma-, tuoteryhmä- ja tuotekohtaisesti
  • asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot
  • mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän palveluista ja tuotteista
  • muut asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot

Asiakkaan ilmoituksesta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

  • suoramarkkinointikielto
  • kielto lähettää markkinointikyselyjä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Profiilikeskus kerää tietoja rekisteröidyltä itseltään tarjousta tai tilausta tehdessä ja luovutettaessa sekä muulloin, kun rekisteröity itse asioi Profiilikeskuksen verkkopalvelun tai muiden sähköisten kanavien kautta.

7. Henkilötietojen siirrot

Profiilikeskus voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä selosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Siirtäessään henkilötietoja Profiilikeskus on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain niihin tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Profiilikeskus voi siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Profiilikeskus on näille osoittanut, kuten Profiilikeskuksen rakentamispalveluiden aliurakoitsijoille, kuljetuspalveluidentarjoajille, sekä maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajat, ja luottotietoyritykset.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille. Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

Rekisteristä luovutetaan tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille vain lakisääteisissä tapauksissa.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään Profiilikeskuksen toimipisteissä lukituissa tiloissa.

Rekisterin tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista saada pääsy tietoihin ja jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.

Konekielinen palvelu sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu palomuurilla.

Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeus on rajattu rekisterinpitäjän lähiverkkoon ja sen sisällä asiaankuuluvien henkilöiden henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

9. Tietojen säilytysaika ja poisto

Tietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Profiilikeskus tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jotka suorittavat Profiilikeskuksen puolesta tuotteen tai palvelun toimituksen yhteydessä toteutettavia henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Joissakin tapauksissa henkilötietojen säilyttämisen aikaan vaikuttavat myös subventoijan kanssa laaditussa sopimuksessa sovitut ehdot, tai Profiilikeskusta velvoittava lainsäädäntö. Esimerkiksi kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja Profiilikeskus on velvoitettu säilyttämään kirjanpitolainsäädännössä edellytetyn ajan (jopa 10 vuotta).

Kun Profiilikeskus ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan Profiilikeskuksen ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Profiilikeskukselta vahvistus siitä, käsitteleekö Profiilikeskus häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Profiilikeskuksen hänestä käsittelemät tiedot. Profiilikeskus voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.
  • Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Profiilikeskuksen hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Profiilikeskuksen hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Profiilikeskusta velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Profiilikeskusta poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Profiilikeskuksella on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.
  • Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Profiilikeskusta rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Profiilikeskukselta Profiilikeskuksen hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Profiilikeskuksen estämättä.
  • Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa
    käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity on antanut Profiilikeskukselle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen,
    voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa.

Rekisteröity voi tarkastaa ja oikaista tietojansa Profiilikeskuksen ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun Profiilikeskuksen asiakaspalveluun. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn rajoittamista tai suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevat pyynnöt tulee esittää Profiilikeskuksen asiakaspalveluun.

Profiilikeskus ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

11. Lopuksi

Profiilikeskus pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, Profiilikeskus ei välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille henkilökohtaisesti, mistä syystä Matkahuolto kehottaa rekisteröityjä ajoittain tarkastamaan tämän selosteen mahdollisten muutosten varalta.